1§ Namn och hemort

Namnet av föreningen är släktförening Petter och Elisabet Hällström ry och hemorten är Ilmola kommun. I dessa regler används benämningarna släktförening och förening.

2§ Meningen

Meningen med släktföreningen är att ta reda på händelser och historia i släkten Petter och Elisabet Hällström, vårda traditioner i släkten, främja civilisatorisk kommunikation och samhörighetskänsla samt respektera arbetet av de förgångna släktleden.

3§ Verksamhetsformer

För att genomföra meningen ska släktföreningen efter möjlighet

    • organisera släktmöten, resor och andra likartade evenemang
    • ta reda på händelser i släkten
    • stöda forskningsarbete gällande släkten
    • samla och arkivera vetande och andra material gällande släkten
    • utöva publikationsverksamhet som bidrar till uppfyllelse av släktens mening
    • lista släktmedlemmar, även dem som inte har anslutit sig till släktföreningen.

      För att stöda sin verksamhet kan släktföreningen kräva medlemsbetalningar och ta upp testamenterad och donerad egendom, grunda fonder samt organisera  edelinsamlingar och lotterier med vederbörande tillåtelse.
      Föreningen kan också äga fastigheter, aktier och annan egendom som är  ödvändiga för verksamheten.

4§ Medlemmar

Till släktföreningens egentliga medlem kan accepteras var och en som härstammar från Petter och Elisabet Hällström eller som har anslutit sig till denna släkt genom äktenskap eller samboförhållande samt ett adoptivbarn, en maka/en make och en ättling av en släktmedlem.
Till släktföreningens egentliga medlem kan också accepteras en annan sådan person som godkänner den allmännyttiga meningen hos föreningen.
En ständig medlem i föreningen är den som erlägger medlemsbetalning, som är 20-faldig för en egentlig medlem. Denna medlemsbetalning erlägges en gång.
Styrelsen kan föreslå att släktmötet kallar till hedersmedlem och hedersordförande en person som har speciellt meriterat sig i föreningens verksamhet eller med andra aktioner betydligt befrämjat uppfyllelse av föreningens betydelse. Medlemsbetalningar gäller inte hedersmedlem och hedersordförande. Styrelsen godkänner släktföreningens medlemmar.
Medlemskap börjar när styrelsen har godkänt medlemmen. Medlemmen har rättighet till att skiljas från släktföreningen genom att tillkännage skriftligen om det till styrelsen eller dess ordförande eller ange avsked i släktföreningens möte. Det egentliga släktmötet bestämmer summan av medlemsbetalning som krävs från de egentliga medlemmarna. Medlemsbetalningen gäller inte medlemmar som inte har fyllt 18 innan räkenskapsperioden börjar. De har inte rösträtt i föreningens möten. Släktföreningens styrelse kan bevilja en
befrielse från medlemsbetalningen på grund av hög ålder, sjukdom eller en betydande nedsättning av betalningsförmåga.
Släktföreningens styrelse bestämmer över avskedande av en medlem. Medlemmen har rättighet till att sätta avskedet till släktföreningens möte att avgöra, genom att tillkännage skriftligen om det till styrelsen inom en månad efter att ha fått vetskap om avskedet. En medlem som inte är befriad av den årliga medlemsbetalningen, anses avsked från släktföreningen om hen inte har betalat medlemsbetalningen av de två treårsperioderna som senast gick ut.
Föreningens styrelse håller släktföreningens medlemslista.

5§ Styrelsen

Styrelsen förestår föreningens affärer, och den väljs i släktföreningens egentliga släktmöte. Styrelsens, som kallas för släkteråd, verksamhetsperiod är tiden mellan två egentliga släktmöten dvs. tre år. Styrelsen består av ordförande, som kallas för ordförande för släktföreningen och som väljs i ett släktmöte samt minst 5 och högst 15 andra medlemmar. Vid formulering av styrelsen ska man sträva efter att släktens olika grenar har deltagande i styrelsen.
Styrelsen väljer viceordförande bland sig själv och föreningens sekreterare, kassör, arkivarie och andra nödvändiga tjänstemän bland sig själv eller utomstående medlemmar. Samma person kan anförtros flera uppdrag.Ordförande, eller viceordförande ska ordförande vara förhindrad, kallar styrelsen till samling, när de anser att det är välgrundat eller när minst två medlemmar i styrelsen kräver det.
Styrelsen är beslutför när ordförande eller viceordförande och minst hälften av andra medlemmar i styrelsen är närvarande. Åsikten som har hyllats med majoriteten i mötet, ska bli föreningens bestämning. Ska röster vara lika, avgör åsikten av ordföranden i mötet, utom i val där en lott avgör.
Styrelsen kan utsätta utskott för hjälp för att sköta givna ärenden samt arbetsutskott bestående av 3-5 medlemmar, som sköter löpande ärenden enligt styrelsens ordination. Det bör hållas ett beslutsprotokoll om  tyrelsemöten som ordförande och sekreterare i styrelsemötet skriver under.

6§ Skrivning av släktföreningens namn

Föreningens ordförande tillsammans med viceordförande, eller en av dem tillsammans med sekreterare eller kassör, skriver släktföreningens namn. Styrelsen kan berättiga föreningens funktionär att skriva namnet till föreningen ensam.

7§ Konton

Ett kalenderår är släktföreningens räkenskapsperiod. Bokslut med nödvändiga dokument och styrelsens årsredovisning bör ges åt revisorer att granska senast före slutet av mars. Revisorers utlåtande av granskning av konton och föreningens styrelse bör ges åt styrelsen senast före slutet av april.
Styrelsen ska presentera konton från varje kalenderår för släktmöte att godkänna, efter att verksamhetsperioden är avslutad.

8§ Sammankallning av släktföreningens möten

Styrelsen sammankallar släktföreningens möten. Möteskallelse bör antingen sändas per post till varje medlem eller publiceras i tidningen. Postandet eller publicerandet bör ske senast två veckor innan mötet.

9§ Släktföreningens möten

Det egentliga släktmötet av föreningen hålls var tredje år. Extra-släktmöten hålls när föreningens släktmöte så bestämmer eller när styrelsen anser det nödvändigt, eller när minst en tiondel av röstberättigade medlemmar i föreningen skriftligen kräver det. Varje hedersmedlem, hedersordförande, ständig medlem, egentlig medlem befriad av medlemsbetalning och egentlig medlem som har betalat förra årets medlemsbetalning har rösträtt i föreningens släktmöte.
Varje röstberättigade har en röst. Röstningen är öppen om icke-offentlig röstning har bestämt att användas.
Åsikter som har hyllats med över hälften av rösterna i röstningen ska bli föreningens bestämning, med undantag av bestämningar avsedda i 11§ och 12§. Ska röster vara lika, avgör åsikten av ordföranden i mötet, utom i val där en lott avgör.

10§ Det egentliga släktmötet

I föreningens egentliga möte behandlas följande saker:

1. Öppning av mötet, som utförs av släktföreningens ordförande
2. Laglighet och beslutförhet av mötet konstateras
3. Mötets ordförande, sekreterare och två protokolljusterare väljs
4. Två rösträknare väljs
5. Det väljs tre medlemmar, som gör en framställning av ordförande och antal styrelsemedlemmar och medlemmar inom den följande verksamhetsperioden
6. Mötesagendan bekräftas som behandlingsordning av mötesämne
7. Släkteråds framställning bekräftas som förfaringssättordning dvs. agenda
8. Det presenteras föreningens bokslut, årsredovisning och utlåtanden av revisorer mellan de egentliga mötena
9. Bekräftelse av bokslut och beviljande av ansvarsfrihet bestäms
10. Verksamhetsplan till följande treårsperioder mellan de egentliga släktmötena bekräftas, medlemsbetalningar och insamlingssätt till tre följande kalenderår förordnas, budgeten till tre följande räkenskapsperioder bekräftas
11. Antal medlemmar i släkteråd, 5-15, bestäms
12. Ordförande för styrelsen och 5-15 andra medlemmar väljs
13. Två revisorer och två reservrevisorer väljs
14. Andra saker nämnda i möteskallelse.
Ifall en föreningsmedlem vill ha ett ämne att behandlas i föreningens egentliga släktmöte, bör han anmäla det till styrelsen skriftligen så i tid att det kan inkluderas i möteskallelse.

11§ Ändring av regler

Ett beslut om ändring av regler träder i kraft när det är fattat i föreningens möte med minst tre fjärdedelar majoritet av givna röster. Det bör nämnas i möteskallelse att det har förelegat ett ämne om ändring av reglerna eller upplösning av föreningen.

12§ Upplösning av föreningen

När släktföreningen upplöses används föreningens tillgångar till att främja föreningens mening, enligt mötet som bestämde över upplösningen. När släktföreningen läggs ner används föreningens tillgångar till att främja föreningens mening. Arkiv överlämnas till Riksarkivet, Vasa landsarkiv eller motsvarande samt osålda släktböcker och andra produkter till Ilmola-förening eller motsvarande registrerad förening.

13§ Annat beslutande

Med annat beslutande efterlevs de bestämmelserna i föreningslagen som förbinder alla föreningar.

Uppdaterad 10.11.2008